個人情報保護制度

個人情報保護の開示、訂正、利用停止請求について

 開示請求制度

独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律に基づき、法人文書に記載された自己に関する個人情報について、開示請求することができます。(未成年者・成年被後見人の法定代理人は、本人に変わって請求することができます。訂正請求、利用訂正請求についても同様です。)この場合において、開示請求者に開示請求者に係る保有個人情報の本人であることを確認できる書類(開示請求者が法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示を求めるものとします。

 法人文書の範囲

本法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録等であって、本法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして、保有しているもの。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他の不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの等を除きます。詳細は「法人文書ファイル管理システム」を参照願います。

 保有個人情報の開示等の請求及び取扱いに関するお問い合わせ受付窓口

総括窓口・・・
国立大学法人山口大学総務部総務課法規係
住所:〒753-8511 山口県山口市吉田1677-1
TEL:083-933-5009 E-mail:sh013@yamaguchi-u.ac.jp
開設時間:月〜金 8:30〜17:15
休日:土・日・祝日・年末年始(12月29日〜1月3日)
受付担当事務窓口・・・
国立大学法人山口大学学生支援部教育支援課
住所:〒753-8511 山口県山口市吉田1677-1
TEL:083-933-5060 E-mail:ga104@yamaguchi-u.ac.jp
開設時間:月〜金 8:30〜17:15
休日:土・日・祝日・年末年始(12月29日〜1月3日)
国立大学法人山口大学医学部総務課総務係
住所:〒755-8505 山口県宇部市南小串1丁目1−1
TEL:0836-22-2007 E-mail:me202@yamaguchi-u.ac.jp
開設時間:月〜金 8:30〜17:15
休日:土・日・祝日・年末年始(12月29日〜1月3日)
国立大学法人山口大学工学部総務企画課総務企画係
住所:〒755-8611 山口県宇部市常盤台2丁目16-1
TEL:0836-85-9005 E-mail:en282@yamaguchi-u.ac.jp
開設時間:月〜金 8:30〜17:15
休日:土・日・祝日・年末年始(12月29日〜1月3日)
国立大学法人山口大学教育学部光附属学校係
住所:〒743-0007 山口県光市室積8丁目4−1
TEL:0833-78-0035 E-mail:ed181@yamaguchi-u.ac.jp
開設時間:月〜金 8:30〜17:15
休日:土・日・祝日・年末年始(12月29日〜1月3日)

 訂正請求制度

保有個人情報の開示を受けた方は、当該保有個人情報の内容に関し、訂正(追加又は削除を含む)を請求することができます。
この場合において、訂正請求者に訂正請求者に係る保有個人情報の本人であることを確認できる書類(訂正請求者が法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示を求めるものとします。

 利用停止請求制度

保有個人情報の開示を受けた方は、当該保有個人情報の内容に関し、利用の停止、消去又は提供の停止を請求することができます。
この場合において、利用停止請求者に利用停止請求者に係る保有個人情報の本人であることを確認できる書類(利用停止請求者が法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示を求めるものとします。

 個人情報の開示、訂正、利用停止手続きの流れ

請求内容の特定 ●法人文書ファイル管理簿(法人文書ファイル管理システム)や個人情報保護担当窓口への問い合わせ等により、 開示内容を決めてください。
開示請求書の提出(開示請求手数料の納付) ●「保有個人情報開示請求書」に所要の記載事項を記入し、 保有個人情報開示請求窓口に提出してください。
【本人確認について】
保有個人情報の開示請求では、原則として、その保有個人情報の本人による開示請求となります。 その際、身分を証明できるもの(運転免許証、健康保険証等)を提示していただきます。 郵送の場合は、住民票の写し等に加えて、上記書類の写しを送付してください。

「保有個人情報開示請求書」の氏名・住所等と身分を証明する証明書等に記載された氏名・住所等が一致しない場合には,上記確認書類に加え,氏名・住所等が一致することが確認できる書類が必要となります。
*保有個人情報開示請求書(PDFファイル)
開示請求書の受付 原則30日以内
開示請求の補正 ●開示請求書の記載内容等に不備があった場合、開示請求者に対して開示請求の補正を求めます。 この補正を行っている期間は、開示決定等の期限の30日には、算入されません。
文書の特定
第三者への意見照会 ●開示請求に係る保有個人情報に国、他の独立行政法人等、地方公共団体及び 開示請求者以外の者に関する情報が含まれているときは、開示決定等をするに当たって、 第三者に対し、意見書を提出する機会を与えることができます
 学内委員会
開示等の決定
開示決定通知書等の受領 30日以内
保有個人情報の開示の実施方法等申出書 *保有個人情報の開示の実施方法等申出書(PDFファイル)
開示
訂正請求、利用停止請求 ●「訂正請求」及び「利用停止請求」は、保有個人情報の開示を受けた日から起算して 90日以内に行う必要があります。
*保有個人情報訂正請求書様式(PDFファイル)
*保有個人情報利用停止請求書様式(PDFファイル)
異議申立て ●開示請求、訂正請求、利用停止請求に係る決定等に不服がある場合は、 本学学長宛に異議申立てをすることができます。本学学長は、 「情報公開・個人情報保護審査会」に意見を求め決定します。

 個人情報の開示、訂正、利用停止等の請求書様式

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このページに関する問い合わせは 総務課法規係(sh013@yamaguchi-u.ac.jp) まで
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